文秘

Word不要“自作聪明”

@黑羊骑士团

Word的自动功能在大多数情况下是有用的，不过也有带来麻烦的时候，此时就要禁用这种“自作聪明”的行为。

英语拼写错误提示

      英语拼写错误提示功能在写英文论文、英文商业合同时很有用，可以便于我们发现错误的拼写，除此之外对于输入不正规的英文，特别是中式英语，会出现红色波浪线的错误提示。禁用英语拼写错误提示的方法如下：点击“Office按钮”→“Word选项”，再选择“校对”，在右侧窗口取消勾选的“键入时检查拼写”、“键入时标记语法错误”、“随拼写检查语法”。

网址变超链接

      在Word中输于一个网址，这个网址就自动变成蓝色变成一个超链接，可以鼠标点击打开。这个功能在许多时候是有用的，但在正规合同、公函中是不能这样的。怎么禁用该功能呢？方法如下：点击“Office按钮”→“Word选项”，再选择“校对”，之后选择“自动更正”，点击“键入时自动套用格式”，取消勾选的“Internet及网络路径替换为超链接”即可。

董师傅点评：这两个Word的自动功能不能说完全没有用，要根据自己实际情况考虑是不是需要禁用，或者临时禁用之后再开启。

多次剪切 一次粘贴

@沈军

      在Word编辑文档，有时候需要将文档中不同位置的多个文本的内容合并在一起，但由于Windows系统每次只能剪切一次，这个问题怎么解决呢？借助Word中图文集的快捷键可以实现多次剪切，方法如下：选中要移动的文本后，按“Ctrl+F3”组合键将其内容移于图文集中，对需要剪切的内容重复这个操作，之后光标移到要合并的位置，按“Ctrl+Shift+F3”组合键，就能一次性将所有剪切的内存粘贴过来。

董师傅点评：由于图文集功能在Office 2007及以上系统中是默认是关闭的，需要手动开启，点击“Office按钮”→“Word选项”→“自定义”→“所有命令”→“自动图文集”，将其添加到快速访问工具栏即可。

查找替换功能挑出英文段落

@菁华青兵

      有时候我们需要在Word中把中英文混排文档中的英文挑选出来，特别是一段英文、一段中文混排的特殊情况，可Word没有设计这个功能，难道只能大批量复制、粘贴？NO！

      换一个思路想想——删掉文档中的所有的中文，剩下的不就是英文了吗？用Word特殊字符的查找替换功能，在“查找”选项卡下的“查找内容”里输入“[!^1-^127]”，输入时记住不要带双含引号，“替换”处空着，然后点击 “高级”按钮，勾选“使用通配符”选项，再点击“全部替换”，替换完成后中文全部消失只剩下英文。

董师傅点评：需要注意的是，这个替换是去掉文档中的中文字符，如果原文的中文段落中也夹杂有英文，还需要进行二次手动检查才可以用哟！

财会

图片批注功能做鼠触图片显示

@百里珊瑚

      我们设计产品汇总表时，基本上没有考虑植入产品的图片，原因是不美观，但有时候需要有产品图片作为对照，这个矛盾怎么解决呢？当鼠标指向“产品”一列中的单元格，就自动显示产品图片，移开鼠标则自动隐藏产品图片，这个思路就可以一举两得，方法如下：

      先把需要用到的图片全部集中到一个文件夹中，例如放到“D:\主板产品图\”目录下，再统一图片的名称，图片名称必须与表格中相应产品名一致，且以“产品名.jpg”这样的格式命名，例如技嘉B350、技嘉 Z270等，之后进入Excel，按下组合键“Alt+F8”打开宏窗口，输入宏名为“图片鼠标错效果”，点击“创建”按钮，在打开的VBA窗口中输入如下代码：

Sub图片鼠标错效果()

   Dim 单元格

   On Error Resume Next

   For Each 单元格 In Selection

    单元格.AddComment

    单元格.Comment.Shape.Fill.UserPicture " D:\主板产品图" & 单元格.Value & ".jpg"

    单元格.Comment.Shape.Height = 120

    单元格.Comment.Shape.Width = 200

   Next 单元格

  End Sub

      关闭VBA窗口，把文件另存为“Excel 启用宏的工作簿”文档,现在只要选中要设置的所有单元格，例如C2:C10，按下组合键“Alt+F8”打开宏窗口，双击列表中的“图片鼠标错效果”，即可批量为单元格添加图片——图片在设置后会直接保存在工作簿中，如果表格中的产品名改变了，或用于批注的图片文件更换了，只要再运行一下“图片鼠标错效果””宏，重新刷新即可。

董师傅点评：如果添加的图片不多，用宏反而不方便，可以这么操作，右击目标单元格，选择“添加批注”，删除批注输入框中所有文字，接着鼠标移动到批注输入框的边线，当指针变成十字箭头时，点击鼠标右键选择“设置批注格式”→“颜色与线条” →“填充效果”→“图片”，再点击“选择图片”添加图片。

Word文档自动添加表头

@外熊内兔

      大多数财务都知道如何在Excel中添加表头，可在Word中的超长表格怎么自动添加表头呢？第一次做的时候，设置了重复标题行，但出现的只有标题行，而总标题、单位、日期等表头部分却没能出现。后来经过研究，才发现Word的重复标题行只对表格内文字有效，对表头是无效的——Word中的表格在设置重复标题行后，当表格上方没有任何文字或空行时，出现在标题行及以上区域的图片、文本框就会重复出现在每一页的相同位置。利用这点即可轻松让表头出现在每一页，具体操作如下：

      在Word中切换到“页面布局”选项卡，点击“页边距”，选择底部的“自定义边距”，在弹出的窗口中将“页边距”处“上”的值设置为5厘米，给表头预留出空白空间，再选中并剪切表头内容，剪切后表格顶部会保留一个空行，按Delete键删除该空行，之后切换“插入”选项卡，点击“文本框”，选择“绘制文本框”，拖动鼠标画出一个文本框，把剪切的表头粘贴到文本框中，选中文本框从“格式”选项卡中设置形状填充为“无填充颜色”，形状轮廓为“无轮廓”，调整好文本框的大小并拖动到标题行上的表头位置即可。

      最后，在表格首行的标题行左侧点击一下鼠标，选中标题行时就可以同时选中表头，再切换到“表格工具”的“布局”选项卡，选择“重复标题行”即可让表头和标题行一起出现在每一页了。

董师傅点评：在表格标题行以上区域除文本框外不能有其他的文字或空行，否则表头将无法自动添加。

Word空白单元格自动填入“无”

@星漫山野

      有的时候，我们在Word编辑的表格中有一些单元格没有内容，需要填入“无”。如果表格不是特别大，手动填入或者复制粘贴即可，如果表格有很多页、有大量不相邻的空格需要填写，这么操作就很麻烦，不妨这么操作：在Word中打开表格，选中要填写空格的表格区域，单击“开始”选项卡的“多级编号”，从下拉列表中选择“定义新的多级列表”，在“定义新的多级列表”窗口中把“输入编号的格式”中的序号全部删除改为“无”，再点击“更多”按钮，在窗口右侧的“编号之后”下拉列表中选择“不特别标注”，这样所有单元格都多出一个“无”。

      之后，在“开始”选项卡的“编辑”区中，点击“查找”后的下拉箭头选择“高级查找”，在“查找和替换”窗口中输入“^？”，点击下拉菜单，选择“当前所选内容”即可选中表格中所有原本非空的单元格，最后点击“开始”选项卡的“项目符号”即可消除所有选中单元格中的“无”，而原本空单元格中则仍然显示“无”。 这个技巧也适用于同一个文档中多个表格可以一起填入“无”。

董师傅点评：选中的表格区域中不能有自动编号，否则原编号也会被消除。此外，空格中的“无”不能直接删除，如果要填写数据，选中单元格单击“项目符号”就能消除“无”了。

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